Wanneer u een buitenlandse werknemer in dienst wilt nemen, zijn er verschillende procedures en vereisten waar u als werkgever rekening mee moet houden. Dit geldt met name voor werknemers van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland. De Nederlandse wetgeving, met name de Wet arbeid vreemdelingen (Wav), stelt strikte eisen aan het tewerkstellen van niet-Nederlandse werknemers.
Verschillende Werkvergunningen en Verblijfsdocumenten
Voor buitenlandse werknemers die in Nederland willen werken, is afhankelijk van de nationaliteit en de duur van het verblijf, een verblijfsvergunning of een visum vereist. Hoewel de werknemer op het moment van aanvraag van de werkvergunning deze documenten nog niet hoeft te bezitten, kan het ontbreken ervan later leiden tot intrekking van de werkvergunning.
Voor werkzaamheden die maximaal 90 dagen duren, is een visum voor kort verblijf, ook wel bekend als een Schengenvisum, doorgaans voldoende. Voor meer gedetailleerde informatie over visa voor verblijf in Nederland, kunt u terecht op rijksoverheid.nl.
Indien de werknemer langer dan 90 dagen in Nederland komt werken en hier ook woonachtig zal zijn, is de gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) de aangewezen route. Meer informatie over de verschillende soorten verblijfsvergunningen is te vinden op ind.nl.
Werknemers uit de EU/EER en Zwitserland
Werknemers met de nationaliteit van een EU/EER-lidstaat of Zwitserland genieten van het vrije verkeer van personen. Dit betekent dat zij zonder werkvergunning in Nederland mogen werken. Zij dienen enkel te beschikken over een geldig paspoort of identiteitsbewijs.
Werknemers van buiten de EER en Zwitserland
Voor werknemers van buiten de EU/EER of Zwitserland is doorgaans een werkvergunning vereist. Er zijn twee hoofdtypen werkvergunningen, afhankelijk van de duur van het verblijf:
Verblijf van maximaal 90 dagen: Tewerkstellingsvergunning (TWV)
Wanneer een buitenlandse werknemer 90 dagen of korter bij u komt werken, dient u waarschijnlijk een tewerkstellingsvergunning (TWV) aan te vragen bij UWV. De TWV is doorgaans één jaar geldig. Indien u iemand inhuurt via een intermediair, of werk uitbesteedt aan een ander bedrijf, kan deze entiteit ook zelf de tewerkstellingsvergunning aanvragen bij UWV.
Verblijf langer dan 90 dagen: Gecombineerde Vergunning voor Verblijf en Arbeid (GVVA)
Als de buitenlandse werknemer langer dan 90 dagen bij u komt werken, is meestal de aanvraag van een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) noodzakelijk. De GVVA combineert de verblijfsvergunning met een document dat aangeeft voor wie de werknemer mag werken, waardoor een aparte tewerkstellingsvergunning niet nodig is. De GVVA kan worden aangevraagd bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).
Specifieke Groepen en Uitzonderingen
Er zijn specifieke regels en uitzonderingen voor bepaalde groepen werknemers:
- Asielzoekers: Een asielzoeker zonder verblijfsdocument mag in Nederland werken (ook als zelfstandige) indien de asielaanvraag minimaal 6 maanden in behandeling is. Werkgevers dienen asielzoekers hetzelfde loon te betalen als Nederlandse werknemers. UWV controleert de salarisbetalingen.
- Geen TWV nodig: Voor bepaalde groepen, zoals overgeplaatste medewerkers van internationale ondernemingen en asielzoekers met een verblijfsdocument, is geen tewerkstellingsvergunning vereist, hoewel er wel andere voorwaarden kunnen gelden.
- Werknemers uit Oekraïne: Vluchtelingen uit Oekraïne hebben geen tewerkstellingsvergunning nodig om in Nederland te werken. Werkgevers moeten echter wel een melding doen bij UWV. De vluchteling dient te beschikken over een sticker of O-document van de IND voor de vrijstelling van de werkvergunning. Deze vrijstelling geldt niet voor Oekraïense vluchtelingen met een tijdelijke verblijfsvergunning voor Oekraïne.
Arbeidsvoorwaarden en Arbeidswetgeving
Bij het in dienst nemen van buitenlandse werknemers dient een werkgever zich te houden aan de geldende arbeidsvoorwaarden in Nederland. Dit omvat het betalen van een salaris dat past bij de functie, het maandelijks overmaken van het salaris naar de bankrekening van de werknemer, en het zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving.
Daarnaast is het cruciaal dat de werkgever in de vijf jaar voor de aanvraag geen boete heeft ontvangen voor overtreding van de arbeidswetgeving. Voorbeelden van dergelijke overtredingen zijn het betalen van minder dan het minimumloon of het tewerkstellen van buitenlandse werknemers zonder de benodigde vergunningen.
Verblijfsvergunningen voor Kennis en Talent
Voor hooggekwalificeerde werknemers zijn er specifieke verblijfsvergunningen:
- Verblijfsvergunning overplaatsing binnen een onderneming (Richtlijn Intra Corporate Transferees 2014/66/EU): Voor werknemers die binnen een internationaal concern worden overgeplaatst naar Nederland.
- Verblijfsvergunning voor een kennismigrant: Voor werknemers die een hooggekwalificeerde functie gaan vervullen, waarbij een looneis geldt.
- Verblijfsvergunning Europese blauwe kaart: Voor hooggekwalificeerd werk binnen de EU, met een bijbehorende looneis.
- Verblijfsvergunning voor onderzoeker volgens richtlijn (EU) 2016/801: Voor werknemers die als onderzoeker werkzaam zijn en een beurs kunnen ontvangen in plaats van salaris.
- Verblijfsvergunning voor essentieel start-up personeel: Voor werknemers met een essentiële rol in de groei van een Nederlandse start-up, inclusief salaris en medewerkersparticipatie.
Verblijfsvergunningen voor Arbeid in Loondienst
Werknemers die niet onder de categorie 'kennis en talent' vallen, hebben doorgaans een gecombineerde vergunning verblijf en arbeid (GVVA) nodig. Deze is ook van toepassing voor functies zoals geestelijk bedienaar, kloosterling, werknemer bij internationale non-profit organisaties, werknemer in kunst en cultuur, en diverse functies gerelateerd aan goederenlevering of intra-concern uitzendingen die niet onder de specifieke ICT-richtlijn vallen.
In situaties waar een GVVA niet mogelijk is, dient u een aparte verblijfsvergunning voor arbeid in loondienst bij de IND aan te vragen en een tewerkstellingsvergunning (TWV) bij UWV. Dit geldt onder andere voor massamedia correspondenten, niet-geprivilegieerde militairen, werknemers op grond van een zetelovereenkomst, en werknemers op Nederlandse zeeschepen of mijnbouwinstallaties.
Wanneer er geen TWV meer nodig is (bijvoorbeeld na 5 jaar onafgebroken werkzaam te zijn geweest in Nederland), volstaat de aanvraag van een verblijfsvergunning voor arbeid in loondienst. Dit geldt ook voor werknemers onder de Regeling internationaal handelsverkeer, de Verblijfsvergunning EU-VK handelsakkoord (voor Britse dienstverleners), en voor stagiairs, praktikanten, en werknemers via EU-programma's.
Voor seizoenarbeid in de agrarische sector en voor grensoverschrijdende dienstverleners uit de EU, EER of Zwitserland gelden eveneens specifieke verblijfsvergunningen.
Referentschap en Plichten
Door een buitenlandse werknemer in dienst te nemen, wordt u automatisch referent voor die werknemer. U kunt als werkgever ook een erkende referent worden bij de IND, wat de aanvraagprocedure voor verblijfsvergunningen kan versnellen en vereenvoudigen. Erkenning als referent is verplicht voor het aannemen van kennismigranten en onderzoekers.
Als (erkende) referent heeft u plichten. De IND controleert naleving hiervan; niet-naleving kan leiden tot bestuurlijke boetes, of schorsing of intrekking van de erkenning.
Veilige en Schone Woning
Buitenlandse werknemers hebben recht op een veilige en schone woonplek. Werkgevers worden gevraagd hierover informatie te verstrekken, en mogelijk een verklaring van de gemeente op te sturen die de kwaliteit van de woning bevestigt. Deze eis geldt niet voor werkstudenten of asielzoekers die reeds in Nederland wonen.
Identiteitscontrole en Wav
Werkgevers zijn verplicht de identiteit van alle werknemers, zowel Nederlandse als buitenlandse, te controleren. De regels voor het werken met niet-Nederlandse werknemers zijn vastgelegd in de Wet arbeid vreemdelingen (Wav).
Illegale arbeid, het tewerkstellen van een werknemer zonder de vereiste werkvergunning, kan leiden tot hoge boetes. De Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) controleert op naleving van de Wav.
Aanvraag van Verblijfsvergunning en MVV
De aanvraag voor een verblijfsvergunning en eventueel een Machtiging tot Voorlopig Verblijf (MVV) verloopt doorgaans in vijf stappen:
- Lees de voorwaarden op www.ind.nl.
- Vul het aanvraagformulier in.
- Betaal de aanvraagkosten (automatische incasso is mogelijk).
- Wacht op de beslissing (standaard 90 dagen, korter bij automatische incasso indien compleet).
- Ontvang bericht over het ophalen van de MVV of verblijfsvergunning, of maak bezwaar bij afwijzing.
Voor vertrek naar Nederland, en direct na aankomst, zijn er diverse zaken die geregeld moeten worden, afhankelijk van de specifieke situatie van de werknemer.